Outsourcing RODO
Usługa wsparcia dla Administratorów i Podmiotów przetwarzających w zakresie zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych z Przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO
Usługa polega na pełnym przejęciu przez naszych specjalistów obowiązków ciążących na Administratorze w zakresie UODO i RODO
- Prowadzenie wymaganych kontroli wewnętrznych (zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych)
Prowadzenie rocznych kontroli (sprawdzeń) zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych. Sporządzanie raportu pokontrolnego (sprawozdania) i przedkładanie go do ADO.
- Opracowanie wymaganej dokumentacji ODO, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Tworzenie i aktualizacja Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi wraz z niezbędnymi załącznikami i formularzami.
- Kontrola legalności przetwarzania zbiorów danych, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Identyfikacja podstaw prawnych legalizujących przetwarzanie D.O. (art. 23, 27 U.O.D.O.). W przypadku stwierdzenia uchybień, pomoc w przywróceniu stanu zgodnego z prawnym.
- Nadzór nad realizacją tzw. obowiązku informacyjnego, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Opracowanie i wdrożenie klauzul wynikających z obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 24, 25, 33 podczas kontaktu z klientami/petentami/zatrudnionymi i na żądanie osoby, której dane dotyczą
- Prowadzenie rejestru zbiorów danych, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Prowadzenie wewnętrznego rejestru zbiorów. Tam, gdzie jest to wymagane, zgodnie z art. 27 i 43 (dotyczy danych wrażliwych), prowadzenie rejestru czynności przetwarzania
- Zapoznanie pracowników i współpracowników z zasadami ochrony danych osobowych, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zasad przestrzegania ochrony danych osobowych lub zapoznanie osób z Polityką/Instrukcją lub regulaminem ODO.
- Zarządzanie upoważnieniami, oświadczeniami i umowami poufności
Gromadzenie pisemnych oświadczeń/umów poufności od pracowników i podwykonawców. Nadawanie imiennych upoważnień do przetwarzania zbiorów.
- Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych
Prowadzenie i aktualizacja ewidencji zgodnie z Art.39.1
- Organizacja formalnych zasad współpracy z podmiotami zewnętrznymi, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Tworzenie umów powierzenia (poufności), wsparcie podczas negocjacji i podpisania ich przez podmioty posiadające dostęp do danych osobowych.
- Przeprowadzanie analizy ryzyka i wyznaczanie zabezpieczeń, zgodnie z przepisami RODO
Cykliczne przeprowadzanie analizy ryzyka. Wyznaczanie i nadzór nad wdrażaniem zabezpieczeń organizacyjno-technicznych
- Zarządzanie w sytuacjach wystąpienia incydentów bezpieczeństwa i sporach
Wsparcie w opanowaniu kryzysów (np. wyciek, upublicznienie danych, skargi). Wsparcie prawidłowej komunikacji w kontaktach z policją, prasą, poszkodowanymi i innymi instytucjami.
- Reprezentowanie ADO w kontaktach z GIODO
Kontakty i korespondencja z GIODO w trybie administracyjnym i podczas kontroli zlecanych lub prowadzonych przez GIODO
- Opiniowanie dokumentów organizacji pod kątem zgodności z przepisami UODO I RODO
Opiniowanie i dostosowanie dokumentacji organizacji do wymagań UODO (np. klauzule zgody, poufności, informacyjne, umowy klienckie, oferty, treść mailingu).
- Formułowanie wniosków do Zarządu, dotyczących poprawy bezpieczeństwa danych osobowych, zgodnie z przepisami UODO I RODO
Tam, gdzie to konieczne sporządzanie wniosków wymagających decyzji Zarządu, np.: inwestycje dot. zakupu klimatyzatora w serwerowni, wyposażenia szaf w zamki na klucz.
- Współpraca z informatykami w zakresie wdrażania zabezpieczeń informatycznych
Wyznaczanie wymaganych ustawowo zabezpieczeń. W przypadku braku, nadzór nad ich wdrożeniem, np.: wprowadzenie polityki haseł, zapewnienie kopii bezpieczeństwa.
- Kontrola zgodności oprogramowania z przepisami UODO I RODO
Pomoc w dostosowaniu, doborze lub zmianie oprogramowania do przetwarzania danych osobowych, aby spełniało wymagania rozporządzenia MSWiA oraz wymagania RODO
Wdrożenie RODO
Usługa w zakresie opracowania dokumentacji ochrony danych, zgodnej z przepisami RODO.
Usługa polega na opracowaniu Polityki Ochrony Danych Osobowych od podstaw lub dostosowaniu istniejącej dokumentacji do wymagań RODO. Usługa obejmuje audyt (diagnozę), opracowanie Polityki ODO oraz sporządzenie listy działań do wykonania przez Zleceniodawcę w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami RODO.
Zakres usługi:
- Inwentaryzacja zbiorów i aktywów
Przeprowadzenie audytu wstępnego, w wyniku którego identyfikowane są zbiory danych osobowych oraz aktywa
- Opracowanie Polityki ochrony danych osobowych
Utworzenie Polityki ODO lub przekształcenie istniejącej Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi wraz z niezbędnymi załącznikami i formularzami do postaci zgodnej z przepisami RODO
- Opracowanie Oświadczeń o poufności oraz Upoważnień
Opracowanie szablonów pisemnych oświadczeń oraz klauzul poufności dla pracowników (lub podwykonawców) oraz imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych
- Stworzenie Ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
Utworzenie szablonu ewidencji osób upoważnionych, gotowego do uzupełnienia i późniejszego bieżącego prowadzenia przez Administratora Danych Osobowych
- Weryfikacja legalności przetwarzania zbiorów i spełnienia obowiązku informacyjnego
Weryfikacja legalności przetwarzania zidentyfikowanych zbiorów zgodnie z art 6,9 RODO. Sprawdzenie spełnienia obowiązku informacyjnego dla zbiorów w oparciu o Art. 12, 13 RODO.
- Stworzenie wzorów umów powierzenia danych osobowych
Opracowanie draftów umów powierzenia (poufności) do zastosowania przez Zleceniodawcę z podmiotami przetwarzającymi
- Analiza ryzyka dla zinwentaryzowanych zbiorów / ocena skutków
- Weryfikacja dokumentów organizacji pod kątem zgodności z wymaganiami RODO
Weryfikacja dokumentów marketingowych, klienckich, kontrahenckich, zatrudnieniowych, formularzy rejestracyjnych, i innych w zakresie poprawności klauzul zgód oraz klauzul informacyjnych.
- Opracowanie regulaminu ODO
Opracowanie regulaminu Ochrony Danych Osobowych do zapoznania się przez pracowników Zleceniodawcy.
Uwaga: organizacja szkolenia wewnętrznego dla pracowników wymaga odrębnego ustalenia pomiędzy Stronami.
- Przygotowanie rejestru czynności przetwarzania (następca rejestracji w GIODO)
- Sformułowanie zaleceń do Zarządu, dotyczących poprawy bezpieczeństwa danych osobowych
Utworzenie listy zadań, niezbędnych do pełnego wdrożenia systemu ochrony danych oraz utworzenie listy wniosków wymagających decyzji Zarządu/Dyrekcji, np.: zakup sejfu, montaż zamków w szafach, zakup klimatyzatora do serwerowni, zmiana oprogramowania do przetwarzania danych osobowych, zakup filtrów polaryzacyjnych
